התמודדות עם גבייה, לקוחות שלא משלמים וצ'קים חוזרים – הדברים שאנחנו חייבים לדעת לפני פתיחת עסק. שיעור 8 במדריך: כך עושים עסק

בכל עסק מגיע במוקדם או במאוחר הרגע הזה: לקוח היה אמור להעביר את התשלום, עוברים יום, עוברים יומיים והתשלום לא מגיע. אתם מתאזרים בסבלנות, מפטירים לעצמכם "הוא בטח שכח וייזכר מחר", או "זה בגלל הבלגן של החגים", אך עוברים עוד כמה ימים ואפילו שבועות, והכסף לא נראה באופק. בכל פעם שאתם מתקשרים ללקוח הוא מבטיח שהכסף יעבור בקרוב, או שהוא נורא עסוק ולא יכול לדבר עכשיו ומבקש שתתקשרו מחר. בסוף, רק אחרי הצקות מתמשכות והפעלת לחץ טלפוני מתון הוא מואיל בטובו להעביר את התשלום – וזה עוד במקרה הטוב. במקרה הרע, לעולם לא תשמעו ממנו שוב.

גבייה היא אחד ההיבטים הפחות סימפטיים של ניהול עסק. בעלי עסקים רבים מתקשים להתמודד עם הרדיפה הבלתי-פוסקת אחרי לקוחות שמתעכבים עם התשלום, ולא פעם דוחים את הקץ, בידיעה שהם כורים לעצמם בור גדול בהכנסות. אז איך מתנהלים נכון בכל מה שקשור לגבייה ומונעים מצב בו הלקוחות מרשים לעצמם לדחות את התשלום עוד ועוד? איתן אמסטר, מנכ"ל חברת "אמיר תזרים מזומנים", מעניק מספר טיפים חיוניים בנושא.

1. טפלו בגבייה לפני שהיא הופכת לבעיה

"הבעיה אצל רוב העסקים בישראל היא שהם מטפלים בבעיות גבייה, ולא בגבייה," אומר אמסטר. "נניח שסיפקתי את השירות ותנאי התשלום של הלקוח הם שוטף פלוס שלושים, ההתנהלות הטיפוסית היא לשבת ולהמתין שהוא יעביר לי את הכסף במועד; ולהתחיל לברר מה קורה רק יום אחרי שהתשלום היה אמור להיכנס ולא נכנס. אך במצב כזה מטפלים כבר בבעיית גבייה – ולא בגבייה עצמה.

כדי לטפל בגבייה באופן מיטבי, צריך מראש לתאם ציפיות מול הלקוח לגבי האופן בו אנחנו מצפים שיגיע התשלום. למשל, ניתן לקבוע שהתשלום הוא במועד אספקה, גם אם מדובר בצ'ק דחוי. בנוסף, מוטב לא להמתין עד מועד התשלום כדי ליצור קשר, אלא להזכיר לו לגבי התשלום אפילו שבועיים לפני, וכן לשאול כיצד הוא רוצה שהגבייה תתבצע – משלוח צ'ק בדואר, איסוף עם שליח וכו'. התנהלות כזאת מאפשרת להרגיש לאן הרוח נושבת ולטפל בבעיה עוד לפני שהיא נוצרת."

2. אל תהיו תלויים בלקוח אחד

"דרך נוספת להקטין את הבעיה היא פיזור לקוחות. מוטב לא להיות תלויים בלקוח אחד או במעט לקוחות. ככל שעובדים עם יותר לקוחות, כך השרידות גדלה והסיכונים קטנים; אם לקוח אחד פושט את הרגל, זה לא יהרוס את העסק שלנו מכיוון שיש לנו עוד לקוחות להישען עליהם."

3. אל תעבדו רק מול עסקים

בהמשך לטיפ הקודם, אמסטר ממליץ שפיזור הלקוחות יכלול גם לקוחות פרטיים ולא רק עסקים. "הרבה מאד עסקים קטנים בתחילת דרכם רוצים לעבוד מול עסקים, אך עבודה מול עסקים מגדילה את הסיכון בכל מה שקשור לגבייה. אם זה אפשרי, עדיף לעבוד מול לקוחות פרטיים ולא מול עסקים, או לכל הפחות לשמור על מינון נמוך של לקוחות עסקיים. הבעיה עם עסקים היא שיש להם 'מסך' – הבעלים אינו אחראי באופן אישי להתנהלות העסק, ואם העסק נסגר אין עם מי לדבר. לעומת זאת, כאשר לקוח פרטי רושם צ'ק, הוא אחראי עליו באופן אישי. כמו כן, לקוחות פרטיים נוטים לשלם במקום ולבצע תשלום במזומן או באשראי, ופחות משתמשים בצ'קים."

4. נסו להימנע מקבלת תשלום בצ'קים

כדי שהעיכוב בתשלום יהיה מינימלי, מוטב לעבוד עם אמצעי תשלום שאינם צ'קים. "כאשר זה אפשרי, התעקשו על אמצעי תשלום פחות בעייתיים, כגון כסף מזומן, תשלום בכרטיס אשראי, העברה בנקאית או העברה אלקטרונית (באמצעות פייפל ושירותים דומים)."

5. נהלו את הגבייה תוך בדיקה שוטפת של תזרים המזומנים

"כדי למנוע מראש בעיות בתזרים המזומנים, יש לבדוק את ההשפעה של כל שינוי בגבייה על התזרים. אם לקוח אומר לנו שיחול עיכוב בתשלום, עלינו לקחת עיכוב זה בחשבון ולשנות את הצפי בתזרים. כך נדע מראש אם הולכת להיווצר בעיה. ונניח שצפויה להיווצר בעיה, אנחנו מתקשר לבנק כבר היום ומוצאים פתרון, ולא מחכים שהבעיה תדפוק בדלת."

6. שקלו להשתמש בשירות מימון חשבוניות

"פתרון טוב במיוחד למי שעובד מול מוסדות וארגונים גדולים, אשר תנאי התשלום מולם הם שוטף פלוס תשעים או משהו דומה, הוא שימוש בשירות מימון חשבוניות  (factoring). חברות שמספקות שירות כזה 'מממנות' את החשבונית של הלקוח כך שהעסק מקבל תשלום במזומן עבור החשבונית, למרות שהחשבונית לא יצאה. בדרך זו ניתן לקבל במקום 80 אחוזים מהתשלום בממוצע (האחוזים משתנים מעט בין החברות שמספקות שירות זה) ויתרת התשלום מועברת במועד הרשמי. שימוש בשירות כזה אמנם כפוף לעמלה ולפרוצדורות, אך הוא מקל מאד על מי שעובד מול ארגונים גדולים ונאלץ להתמודד עם מחסור תמידי בכסף."

7. אם צ'ק של לקוח חוזר – טפלו בכך באופן מיידי

"כאשר צ'ק של לקוח חוזר (בנסיבות של היעדר כיסוי), אנשים נוטים לחכות בתקווה שהעניין יסתדר לאחר כמה ימים. אך ההתייחסות צריכה להיות הפוכה: מרגע שצ'ק חזר, עלינו להבין שאנחנו במירוץ כי אנחנו כנראה לא היחידים שחזר להם צ'ק מלקוח זה. ואז, מי שיפעל יותר מהר ויותר בנחישות, יהיה לו סיכוי גבוה יותר לקבל את התשלום. לכן, מומלץ לדבר עם הלקוח עוד ביום בו הצ'ק חזר, לבדוק אתו אפשרות של אמצעי תשלום חלופי, ולבצע את הגבייה כמה שיותר מוקדם. אם רואים במעמד השיחה שהיא לא הולכת למקום טוב, כדאי כבר לפנות לעורך דין שיטפל בגבייה."

טיפ מנצח לסיום

"הכלל הכי חשוב בגבייה הוא 'צק באספקה', משמע, לדרוש לקבל תשלום במקום, גם אם זה צ'ק דחוי. העברת תשלום במועד האספקה פותרת 90 אחוזים מבעיות הגבייה. אם מסיבה כלשהי הלקוח לא יכול לשלם במועד האספקה, מבררים מה הסיבה לכך ומוצאים לה פתרון, למשל, מתן הנחה."

 

הירשמו לניוזלטר של המדריך: כך עושים עסק וקבלו אליכם למייל סדרת 12 כתבות מצולמות – יום אחר יום 

איך מתמודדים עם גבייה?
דרגו

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים